Si eres socio accionista de una sociedad mercantil es importante llevar a cabo las actas de asamblea conforme al articulo 178 de la ley General de Sociedades Mercantiles.
Hoy en día hay dos tipos de asambleas: ordinaria y extraordinaria, según el tema que se pretenda tratar, estableciendo distintos requisitos para cada una.
Es forzoso celebrar una ordinaria por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses siguientes a la clausura del ejercicio social (cierre del ejercicio), conforme art. 181 LGSM
En este documento se deben plasmar acuerdos como:
- Aprobación o modificación del informe de los administradores
- Nombramiento del administrador, el comisario
- Determinar sus emolumentos
Las extraordinarias son las que contienen los hechos de las reuniones llevadas a cabo para modificar situaciones o hechos sobre el acto social, por ejemplo: aumento o reducción de capital, emisión de bonos, prorrogar la duración del documento social, etc.
Para dicha reuniones o asambleas deben reunirse mediante previa convocatoria, en la convocatoria se inserta la orden del día y la firma de quien la realice, porque de lo contrario, los acuerdos tomados no surten efecto legal.
Se considera legalmente reunidas, en las ordinarias debe estar representada, por lo menos, la mitad del capital social, y las resoluciones solo son válidas si se toman por la mayoría de los votos presentes, mientras que en las extraordinarias es obligatorio contar con la asistencia de las tres cuartas partes del capital social, y las decisiones se adoptarán por el voto de las acciones que conformen la mitad del capital social, según lo indicado por los preceptos.
Los libros sociales que toda empresa de carácter mercantil debe tener en su poder son los siguientes:
- Libro de actas de asamblea de accionistas.
- Libro de registro de accionistas.
- Libro de variación en el capital contable.
- Libro de sesiones del consejo de administración.
Redacción: OSCAR ARIAS, Contador Público, Especialidad en Impuestos y Administración.
